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A/ Les principes généraux

 
L'Afope, « Association des Fonctions Organisation au service de la Performance des Entreprises » a été créée en 1958. Elle est ouverte à tous les managers et praticiens de l'organisation en entreprise, des secteurs de l’industrie, de la banque, des assurances et des services. Association indépendante, elle n'a pas vocation à constituer ou instituer une corporation ou un syndicat professionnel. Les conseils indépendants et les personnes appartenant à une société de conseil ou de formation ne peuvent en être membres.
 
L'Afope vise à créer un réseau d'échanges d'expériences et d'informations, de diffusion du savoir-faire permettant d’améliorer la performance des organisations. Elle organise et favorise la confrontation des idées, la réalisation d’études et de recherches, le développement de la fonction organisation, la promotion de cursus de formation.
 
Ces échanges s’organisent au sein du réseau interne aux adhérents ainsi qu’avec l’ensemble des  partenaires de l’Association. Le réseau interne sera privilégié pour les échanges nécessitant un partage d’expérience approfondi entre professionnels désireux de rester à l’abri de contraintes externes. Au-delà, toutes les formes de partenariat sont favorisées, dès lors qu’elles sont sources de progrès pour la performance des entreprises.
 
 

B/ Adhérents et membres

Les adhérents de l’Afope sont des entreprises.
 
Une entreprise adhère à l’Afope en lui versant une cotisation annuelle, après acceptation de sa candidature par le Conseil d’administration.
 
Chaque entreprise adhérente désigne ses représentants au sein de l’Afope. L’un d’entre eux est désigné comme correspondant principal. C’est l’interlocuteur officiel de l’entreprise au sein de l’Afope.
L’entreprise peut aussi désigner des correspondants complémentaires, si elle souhaite disposer de plusieurs canaux au sein de l’Afope. Cela peut être souhaitable dans le cas de grands groupes. Cela permet aussi à une entreprise qui le souhaite, d’aider l’Afope en lui versant des cotisations complémentaires. 
 
Les représentants des entreprises adhérentes à l’Afope sont appelés membres de l’association. 
 
Comme dans un club, les adhérents de l'Afope s'engagent à échanger, participer, apporter, recevoir et à faire participer toutes les personnes concernées de leur entreprise.
 

Cas particuliers

Les conseils et cabinets de conseil en organisation ne peuvent pas adhérer à l’Afope. En revanche, ils sont les bienvenus pour des actions de partenariat ciblées, établies au cas par cas.
 
Par exception, des personnes peuvent devenir membre de l’Afope sans appartenir à une entreprise adhérente dans les cas suivants :
Des personnes à la retraite, anciens membres de l’Afope et ayant quitté une entreprise adhérente, désireux de continuer à partager et contribuer aux travaux de l’Afope ; ce cas peut s’appliquer à d’anciens membres en situation professionnelle transitoire, pour une durée provisoire.
Des étudiants intéressés par les questions d’organisation, en recherche d’emploi dans ce domaine.
Les demandes d’adhésion qui auraient pour objet de disposer des travaux de l’association à des fins personnelles ou commerciales, seront refusées. 

Cotisations

Le financement de l'Afope est uniquement assuré par une cotisation annuelle versée par chacun de ses adhérents. La cotisation est appelée, pour l'exercice à venir, dès le mois de décembre de l'exercice en cours. Les entreprises adhérentes qui n'ont pas réglé leur cotisation de l'année, au 1er avril n’ont plus accès au site privé web, et au plus tard dans le mois qui précède la convention, sont radiés de l'association.
 
Il existe 2 niveaux de cotisation :
La cotisation principale, demandée à toute entreprise adhérente via son représentant principal.
La (ou les) cotisation(s) secondaire(s), versées par les entreprises souhaitant disposer de représentants complémentaires.

 Bénévolat

Les responsabilités d'administration, de représentation, de gestion et d'animation sont exercées à titre gratuit
 

C/ Gouvernance 

1/ Le Conseil d’administration

Le Conseil d'Administration (CA) dirige l'association. Il est nommé chaque année par l’Assemblée Générale de l’association (AG). 
Il se réunit plusieurs fois par an, propose et organise les réunions et conférences, approuve les termes de référence des commissions et gère le site Web, en définit et approuve le contenu. Ses membres prennent une part active et assidue au fonctionnement de l'association. Ils contribuent à la vie de l'Afope et se répartissent les rôles d'animation, de présidence et de contrôle des différentes activités. Ils en rendent compte au conseil et à l’Assemblée Générale annuelle. Le conseil bénéficie de l'assistance du Délégué Général pour l'exercice de l'ensemble de ses fonctions.
Le Président et les Vice-présidents président à tour de rôle le conseil d'administration.
Les administrateurs peuvent exceptionnellement se faire représenter au conseil par un autre membre appartenant à leur entreprise.
 

2/ L’assemblée générale

L’Assemblée Générale de l’association se réunit tous les ans à l’occasion de la Convention annuelle 
 
L’ordre du jour de l’AG comporte :
La présentation du rapport moral du Président
La présentation du rapport financier par le Délégué Général
Le vote des résolutions proposées aux membres, parmi lesquelles
o Le quitus qui doit être donné au rapport moral et au rapport financier
o Fixation du tarif des cotisations
o Election des membres du Conseil d’administration, les mandats des membres du Conseil d’administration étant donnés pour  3 ans renouvelables.
 
Le Conseil d’administration qui suit l’Assemblée Générale réunit les membres élus du Conseil, et procède au vote des nouveaux membres du bureau (Président, Délégué Général et Vice-Présidents)
 

D/ Fonctionnement des activités de l’Afope

1/ Convention annuelle

La convention annuelle est l'occasion privilégiée pour l'ensemble des membres de se rencontrer, de faire le bilan de l'année écoulée, de définir le programme des actions futures et de tenir l’Assemblée Générale.
 

2/ Réunions mensuelles

Les réunions périodiques, une dizaine par an, représentent le cœur des activités et permettent d'échanger et de partager des expériences sur un thème d'actualité au travers de témoignages de ses membres ou de personnalités invitées. Ces témoignages n’engagent que leurs auteurs.
 

3/ Commissions

Les commissions s'appuient sur des groupes de travail ad hoc qui se réunissent plusieurs fois sur un thème donné pour développer leurs idées. Elles assurent le développement du professionnalisme et l'accroissement de la synergie des moyens et des compétences. Le résultat des commissions fait l'objet d'une production d'intérêt général sous la forme d’un document de référence ou d’un guide pour toute la profession, il est présenté lors de la convention annuelle. Le conseil de l’Afope décide ou non de publier cette production, en interne ou à l’extérieur, sous son label ou en commun avec un autre organisme.
La première réunion d’une commission est consacrée à la définition du périmètre de réflexion, des livrables en fin de parcours, des ressources nécessaires et du planning. Cette proposition est soumise au conseil, pour validation et approbation, suite à quoi dans la version finale elle est diffusée aux membres pour candidatures nouvelles et suggestions.
 

4/ Ateliers

Les ateliers sont organisés à la carte. La création d’un atelier peut être spontanée en cours de l’année. Ils donnent l'occasion de débattre aussi souvent que nécessaire, librement sur un sujet d'actualité ou difficile entre quelques membres concernés. Les résultats font l’objet d’une publicité interne à l’Afope.
 

5/ Relations extérieures

Les relations extérieures, internationales et associatives, rôle important dévolu aux membres du conseil, pour développer la fonction organisation en entreprise et en assurer la promotion. L'Afope entretient des relations institutionnelles et amicales avec des organismes exerçant leur activité dans des domaines proches.
 

E/ Le site web afope.org

Le site Web  www.afope.org permet de présenter l’association au monde extérieur. 
Il met à la disposition des membres de l’Afope, dans une partie privée, le programme d’activité, les comptes rendus de réunion, la lettre de l’Afope Clind’Org, les productions de l’Afope, l’annuaire des membres.
 

a/ Utilisateurs du site web

Les utilisateurs du site peuvent être :
Des utilisateurs « anonymes », qui accèdent au site sans s’identifier
Des utilisateurs « adhérents » qui accèdent au site en s’identifiant à l’aide des codes fournis par l’Afope (identité + mot de passe) ; ces codes sont personnels et réservés aux membres de l’Afope, leur donnant accès à la partie privée du site
 

b/ Annuaire

L'annuaire de l'Afope est disponible en permanence sur la partie privée du site. Cet annuaire des membres de l'association, est la propriété exclusive des membres de l'Afope, sa diffusion est strictement limitée aux adhérents de l'association.
 
L’annuaire contient aussi les coordonnées des personnes qui ont pris contact avec l’Afope via le site web, et qui sont considérées comme candidates à une adhésion de leur entreprise. Ces données ne sont accessibles qu’au Webmestre du site.
 
Les coordonnées des anciens membres de l’Afope restent enregistrées sur le site, mais ne sont accessibles qu’au Webmestre.
 
Le traitement des données personnelles est conforme à la loi relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés. 
 

c/ Inscription aux événements organisés par l’Afope

Le site contient les informations utiles sur les événements organisés par l’Afope, avec possibilité donnée aux membres de s’inscrire en ligne. Par défaut, une inscription demandée est acceptée. Un éventuel refus sera signifié au demandeur. 
 

d/ Documentation disponible sur le site

Le site contient les informations utiles à la vie de l’association, ainsi que l’ensemble de la documentation produite par l’Afope.
 
Tout utilisateur du site accède aux informations concernant l’actualité et aux documents publics.
 
La documentation interne est stockée dans la partie privée, accessible aux seuls membres. 
 

e/ Clind’Org

La Lettre de l'Afope, "Clin d'Org", maintient un contact permanent entre les membres. Elle informe sur la vie de l’association et les décisions du conseil. 
 
Tout utilisateur qui en fait la demande et fournit son adresse mail peut s’abonner à cette lettre. Inversement, tout abonné peut demander à se désabonner.
 

f/ Contact webmestre

L’onglet « contact » permet à tout utilisateur du site de s’adresser au Webmestre ou au Délégué Général, avec la garantie de recevoir une réponse dans des délais raisonnables.